Fax Manager. Руководство пользователя

Fax Manager Руководство пользователя

Введение
Установка программы
Работа с программой
Подготовка и отправка нового факса
Подготовка документов для персонифицированной рассылки
Отправленные факсы
Принятые факсы
Сохраненные документы
Адресная книга
1. Добавление элементов в адресную книгу
  1. Добавление нового адресата
  2. Добавление новой группы
2. Импорт/экспорт данных

Введение
Программа NV Fax Manager является компонентой службы FaxService. Эта программа устанавливается на компьютерах пользователей услуг FaxService.
Программа позволяет пользователям услуги Email-to-Fax отправлять факсы непосредственно с компьютера без использования факс-аппарата. Также программа предоставляет удобные функции для приема и хранения входящих факсов, полученных пользователями услуги Fax-to-Email.
Установка программы
Программа устанавливается автоматически при установке NV FaxService Client.
Работа с программой
1. Запуск программы
  Программа Fax Manager запускается автоматически при старте Windows. После запуска программа добавляет в System Tray свою иконку, щелчок на которой открывает главное окно программы.
  Программу также можно запустить вручную через меню Start. Ссылка на нее расположена в Start --> Programs --> NewVoice --> NewVoice Fax Manager.
  Будучи запущенной, программа может активироваться каждый раз, когда когда выполняется печать на принтер NV FaxService. При этом появляется главное окно программы со списком напечатанных документов. Возможность автоматической активации при операции печати является отключаемой и управляется через окно настроек программы.
2. Главное окно
  Главное окно программы имеет следующий вид:
  
  Главное окно программы состоит содержит несколько частей. В верхней части располагается меню и панель инструментов. Слева расположен навигатор со списком категорий, а справа отображается содержимое категории, которая выбрана в навигаторе.
3. Панель инструментов
  Панель инструментов различна для каждой категории документов и содержит все основные операции, применимые к документам выбранной категории. Ниже представлено описание панелей инструментов для всех категорий.
  1. Подготовка нового факса
    
    Панель инструментов поддерживает следующие операции:
      - Удалить документ
      - Сохранить документ в секцию "Сохраненные документы"
      - Сдвинуть документ вверх в списке
      - Сдвинуть документ вниз в списке
      - Предпросмотр готового факса
      - Отправить факс
      - Отправить факс-рассылку
      - Отправить обновление факс-по-запросу
      - Открыть руководство пользователя
      - Спрятать окно программы
  2. Отправленные факсы
    
    Панель инструментов поддерживает следующие операции:
      - Удалить документ
      - Скопировать документ в секцию "Новый факс"
      - Открыть документ
      - Переотправить факс-рассылку на неуспешные номера
      - Создать отчет о результатах отправки
      - Выполнить синхронизацию с почтовой программой
      - Открыть руководство пользователя
      - Спрятать окно программы
  3. Сохраненые документы
    
    Панель инструментов поддерживает следующие операции:
      - Удалить документ
      - Скопировать документ в секцию "Новый факс"
      - Открыть документ
      - Открыть руководство пользователя
      - Спрятать окно программы
  4. Принятые факсы
    
    Панель инструментов поддерживает следующие операции:
      - Удалить документ
      - Скопировать документ в секцию "Новый факс"
      - Открыть документ
      - Выполнить синхронизацию с почтовой программой
      - Открыть руководство пользователя
      - Спрятать окно программы
  5. Адресная книга
    
    Панель инструментов поддерживает следующие операции:
      - Создать новый контакт
      - Создать новую группу
      - Создать новую адресную книгу
      - Удалить элемент (контакт, группу, книгу)
      - Редактировать элемент (контакт, группу, книгу)
      - Выполнить импорт данных из текстового файла
      - Выполнить импорт данных из адресной книги
      - Выполнить экспорт данных в текстовый файл
      - Открыть руководство пользователя
      - Спрятать окно программы
4. Настройки программы
  Окно настроек программы выглядит следующим образом:
  
  Окно содержит те установки программы, которые могут быть изменены пользователем
  - Показывать главное окно программы поверх других окон
    Эта установка задает поведение главного окна программы при операции печати на принтер 'NV FaxService'. Если она включен, то при совершении каждой операции печати на принтер 'NV FaxService' главное окно Fax Manager будет появляться поверх других окон. В другом случае активация Fax Manager проводится по желанию пользователя щелчком на соответствующей иконке в System Tray.
    Отключение автоматической активации упрощает работу в случае, если вы отправляете факсы, состоящие из нескольких различных документов. При этом Fax Manager позволит сначала подготовить все документы, отправив их на принтер NV FaxService, а только потом вручную открыть окно Fax Manager и выполнить отправку факса.
  - Для просмотра TIFF файлов
    - Использовать стандартную программу Windows
    - Использовать встроенную программу Fax Manager
    Fax Manager позволяет использовать для просмотра факсов или ту программу, которая по умолчанию установлена в Windows, или программу, которая поставляется вместе с Fax Manager.
  - Прдтверждать удаление элементов списка
    Эта установка заставляет Fax Manager спрашивать у пользователя подтверждения операции удаления
  - Удалять напечатанные файлы после отправки факса
    Если эта установка включена, то после отправки факса все документы из секции "Новый факс" будут удалены. При этом следует заметить, что отправленный факс всегда сохраняется в секции "Отправленные факсы"
  - Ввод номера без адресной книги
    - Использовать префикс NNNТ
    Серверу, отправляющему факсы в система FaxService, всегда требуется полный номер получателя, включая '8' и код области. При этом Fax Manager допускает упрощенную отправку факса, при которой пользователь может ввести только 'короткий' номер получателя факса без '8' и кода области. В этом случае непосредственно перед отправкой факса к номеру будет прибавлен префикс, заданный в данном поле.
  - Синхронизация с почтовой программой - удаление успешно разобранных входящих писем
    - Удалять уведомления (E2F)
    - Удалять принятые факсы (F2E)
    Сервер FaxService присылает вам по электронной почте уведомления об отправке факсов (E2F) и принятые для вас факсы (F2E). Fax Manager имеет возможность автоматически читать такие письма из папки входящих писем вашей почтовой программы. При этом, после прочтения таких писем, они могут быть оставлены в почтовой программе или удалены. Удаление писем каждого типа производится согласно данным установкам.
  - Синхронизация с почтовой программой
    - Выполнять автоматическую синхронизацию каждые NN минут
    Пользователь может выполнить синхронизацию с почтовой программой в любое время нажатием соответствующей кнопки на панели инструментов. Также можно указать, что Fax Manager должен выполнять данную операцию автоматически каждые NN минут. Это может быть полезно в случае, когда вы отправляете или получаете много факсов одновременно.
  - Отправка письма напрямую на SMTP сервер
    Для отправки нужно указать ваш SMTP-сервер и адрес отправителя. Внимание! Ваш SMTP-сервер должен работать без авторизации если авторизация включена письмо не будет доставлено и факс не будет отправлен.
Подготовка и отправка нового факса
Подготовка факса к отправке состоит из нескольких последовательных шагов, которые необходимо выполнить после того, как закончена подготовка документов, которые требуется отправить по факсу.
1. Печать документов
  После завершения подготовки документов требуется напечатать их все по очереди на принтер NV FaxService. Это действие совершенно аналогично печати на любой другой принтер. Для печати каждого документа должна использоваться та же самая программа, в которой документ был подготовлен.
  
  После того, как печать выполнена, автоматически появляется окно программы Fax Manager. В нем среди отпечатанных документов будет отображен и тот документ, который был только что отправлен на печать.
  
  Факс может быть составлен из нескольких различных документов. Для того, чтобы подготовить такой факс, следует выполнить печать всех документов, которые должны войти в факс. Fax Manager отображает все эти документы в виде списка в разделе "Новый факс для отправки".
2. Компоновка факса
  После того, как все документы по отдельности подготовлены, их можно перекомпоновать, поменяв порядок следования документов в составе факса. Это делается кнопками "Сдвинуть вверх" и "Сдвинуть вниз" из панели инструментов или соответствующими командами меню.
  При перекомпоновке документов можно воспользоваться функцией "Предпросмотр готового факса" (выделена красным кружком на картинке), которая позволяет увидеть, как будет выглядеть готовый факс.
  
  После перекомпоновки можно выполнять отправку факса.
3. Сохранение документов для переиспользования
  Некоторые документы требуется очень часто включать в различные факсы, например, страницу с логотипом и адресом компании или страницу с реквизитами. Чтобы не выполнять печать такого документа каждый раз, Fax Manager позволяет сохранить его и потом добавлять в любой новый факс одной операцией копирования.
  Для этого предназначен раздел "Сохраненные документы". В него можно поместить любой документ из раздела "Новый факс для отправки", используя кнопку панели инструментов "Сохранить документ для будущего использования".
  Следующий пример показывает, как сохранить страничку с реквизитами компании, которую потом будет можно легко добавлять в другие факсы.
  Для этого следует выбрать документ, который был только что напечатан (реквизиты.doc) и нажать кнопку "Сохранить" (выделена красным)
  
  После этого документ будет сохранен и появится в категории "Сохраненные документы". Отсюда его всегда можно скопировать в новый факс. Для этого служит кнопка "Переместить в новый документ" (выделена красным кружком)
4. Отправка факса
  Fax Manager позволяет выполнить три различных типа отправки факса:
    - Отправка факса одному пользователю
    - Отправка факс-рассылки
    - Отправка обновленной информации на "факс-по-запросу"
  Ниже будут описаны все три типа отправки факса.
  1. Отправка одному получателю
    Кнопка панели инструментов "Отправить факс" открывает окно отправки, в котором потребуется указать информацию, необходимую для отправки.
    
    Для этого потребуется выполнить 3 шага
    - Шаг 1. Указать номер получателя
      Номер получателя факса может быть выбран из адресной книги или введен прямо в поле 'Получатель'
      Выбор из адресной книги выглядит следующим образом:
      
      Вы можете выбрать ровно одну запись из списка и нажать кнопку 'Выбрать'.
      Если получатель не занесен в адресную книгу, то допускается ввод номера напрямую. При этом требуется вводить полный номер с '8' и кодом области. Однако, если большинство факсов отправляется отправляется в один и тот же регион, то Fax Manager позволяет задать префикс, который будет подставляться в начало телефонного номера, если он не начинается с '8'.
      Например, вы отправляете почти все свои факсы в Санкт-Петербурге. При отправке факса в центр поддержки службы FaxService вы можете ввести полный номер 88123229100 или короткий номер 3229100. При этом перед отправкой к данному номеру будет добавлен префикс из окна установок '8812' и полный номер получателя будет такой же: 88123229100
    - Шаг 2. Указание времени отправки и числа попыток
      Служба FaxService может отправить факс немедленно по получении или в указанное вами время. После выбора адресата следует указать системе время отправки (время московское).
      
      Возможность выбора времени отправки позволяет вам подготовить и отправить электронное письмо днем, но указать системе, что факс должен быть отправлен ночью, или подготовить факс в выходной и указать система, что он должен быть отправлен в рабочее время.
      Если время отправки не указано (то есть выбран пункт "Немедленно после получения письма"), то система отправляет факс немедленно после получения соответствующего электронного письма от пользователя.
      При отправке факса система выполняет не одну, а несколько попыток с заданным интервалом времени между попытками. Максимальное чисто попыток и интервал между попытками могут быть указаны для каждого отправляемого факса
    - Шаг 3. Ввести идентификатор и пароль
      При регистрации в службе FaxService вам выдается идентификатор пользователя (одна заглавная буква и десять цифр) и пароль. Эти данные требуется ввести в соответствующие поля.
      
      Программа автоматически запоминает последний введенный идентификатор пользователя, так что после однократного ввода в будущем вам потребуется вводить только пароль.
      Если вы считаете, что в ваше отсутствие никто не сможет воспользоваться вашим компьютером и отправить факс, то вы можете установить флаг "Запомнить пароль" и тогда все данные о пользователе будут подставляться автоматически.
      После нажатия кнопки "Готово" подготовка факса окончена и он может быть отправлен в службу FaxService для доставки адресату.
    - Отправка
      Во время выполнения вышеуказанных шагов, система готовит все данные, необходимые для отправки, включая файл с факсом.
      Fax Manager позволяет отправить письмо автоматически, используя ту почтовую программу, которая установлена на компьютере. Для этого требуется, чтобы почтовая программа поддерживала интерфейс Simple MAPI (SMAPI). Такими программами, например, являются Microsoft Outlook Express,Microsoft Outlook, Eudora.
      Если программе Fax Manager удалось установить соединение c почтовой программой, то кнопка "Отправить" разрешена и отправка может быть выполнена автоматически.
      Если Fax Manager по какой-то причине не смог установить соединение с почтовой программой или она вообще не установлена на данном компьютере, то автоматическая отправка невозможна и факс может быть отправлен.
      При отсутствии почтовой программы на компьютере можно воспользоваться формой Отправить факс на сайте FaxService
      При автоматической отправке факса система автоматически сохраняет его в разделе 'Отправленные факсы'.
  2. Отправка факс-рассылки
    Кнопка панели инструментов "Отправить факс-рассылку" открывает окно отправки, в котором потребуется указать информацию, необходимую для данной рассылки.
    
    Для этого потребуется выполнить 4 шага
    - Шаг 1. Указать имя рассылки
      Присвойте имя вашей новой факс-рассылке для того, чтобы вам было удобно находить ее в списке отправленных факсов. Вы можете ввести любое имя, например: "Рассылка предложения" или "Рассылка нового прайс-листа".
    - Шаг 2. Указать список получателей
      Номера получателей рассылки могут быть выбраны из адресной книги или введены напрямую. Для редактирования списка необходимо нажать кнопку 'Редактировать'
      
      При этом открывается окно редактированя списка:
      
      Данное окно позволяет вводить номера получателей прямо в нижнее поле ввода или выбирать из адресной книги нажатием кнопки 'Адресная книга'
      
      При этом рядом с номером, выбранным из адресной книги, указывается информация о получателе, а номер, введенный напрямую, такой информации не имеет.
    - Шаг 3. Указание времени отправки и числа попыток
      Служба FaxService может отправить факс немедленно по получении или в определенное указанное пользователем время. После выбора адресата следует указать системе время отправки (время московское).
      
      Возможность выбора времени отправки позволяет вам подготовить и отправить электронное письмо днем, но указать системе, что факс должен быть отправлен ночью, или подготовить факс в выходной и указать системе, что он должен быть отправлен в рабочее время.
      Если время отправки не указано (то есть выбран пункт "Немедленно после получения письма"), то система отправляет факс немедленно после получения соответствующего электронного письма от пользователя.
      При отправке факса система выполняет не одну, а несколько попыток с заданным интервалом между попытками. Максимальное чисто попыток и интервал между попытками могут быть указаны для каждого отправляемого факса
      
      После окончания обработки всего списка рассылки система пришлет уведомление с информацией о результатах отправки факса на каждый номер, включенный в список рассылки.
      При большом списке рассылки ожидание уведомления о результатах отправки всей рассылки может затянуться. Однако вы можете потребовать уведомления о каждом отправленном или неотправленном факсе немедленно после того, как обработка этого факса закончена. При этом следует учитывать, что этом случае система пришлет отдельное письмо на каждый факс, то вы получите столько писем, сколько номеров было указано в рассылке. Это может быть довольно большой нагрузкой для вашей почтовой программы и для вашего соединения с Интернет.
      Так или иначе, Fax Manager позволяет пользователю задать описанные параметры отдельно для каждой факс-рассылки.
    - Шаг 4. Ввести идентификатор и пароль
      При регистрации в службе FaxService вам выдается идентификатор пользователя (одна заглавная буква и десять цифр) и пароль. Эти данные требуется ввести в соответствующие поля.
      
      Система автоматически запоминает последний введенный идентификатор пользователя, так что после однократного ввода в будущем потребуется вводить только пароль.
      Если вы считаете, что в ваше отсутствие никто не сможет воспользоваться вашим компьютером и отправить факс, то вы можете установить флаг "Запомнить пароль" и тогда все данные о пользователе будут подставляться автоматически.
      После нажатия кнопки "Готово" подготовка факса окончена и он может быть отправлен в службу FaxService для доставки адресату.
    - Отправка
      Во время выполнения вышеуказанных шагов, система готовит все данные, необходимые для отправки, включая файл с факсом.
      После того, как данные подготовлены, пользователь может отправить рассылку на сервер нажатием кнопки 'Отправить'. Кнопка 'Отправить' может быть нажата только в случае если Fax Manager успешно установил соединение с вашей почтовой программой.
      При отправке факс-рассылки система автоматически сохраняет ее в разделе 'Отправленные факсы'.
  3. Отправка персонифицированной факс-рассылки
    Для того чтобы отправть персонифицированную рассылку, необходимо подготовить два документа:
    О том как подготовить такие документы , пользуясь инструментом "Письма и рассылки" из программы Microsoft Word,удет рассказано ниже.
    
    После того, как необходимые документы подготовлены, следует напечатать первый документ на принтер NV FaxService и после этого выбрать функцию "Персонифицированная рассылка".
    
    Кнопка панели инструментов "Отправить персонифицированную факс-рассылку" открывает окно отправки, в котором потребуется указать информацию, необходимую построения для персонифицированной рассылки.
    
    Для этого потребуется выполнить 5 шагов
    - Шаг 1. Указать имя рассылки
    - Шаг 2. Указать список получателей
    - Шаг 3. Указать количество страниц
    - Шаг 4. Указание времени отправки и числа попыток
    - Шаг 5. Ввести идентификатор и пароль
    - Отправка
  4. Отправка обновленной информации на факс-по-запросу
    Кнопка панели инструментов "Отправить обновление FeedFax" открывает окно отправки, в котором потребуется указать информацию, необходимую выполнения обновления.
    
    Для этого потребуется выполнить 2 шага
    - Шаг 1. Указать кнопку, которой соответствует обновляемый документ
      Если вы пользуетесь услугой "Факс-по-запросу", то вам выделяется многоканальный факс-номер. При звонке вашего клиента на этот номер, ему предлагается выбрать требуемый документ нажатием одной из кнопок.
      При отправке обновления для одного из документов, доступных вашим клиентам, вы должны указать, какой из кнопок соответствует документ, который вы хотите обновить.
    - Шаг 2. Ввести идентификатор и пароль
      При регистрации в службе FaxService вам выдается идентификатор пользователя (одна заглавная буква и семь цифр) и пароль. Эти данные требуется ввести в соответствующие поля. Не следует путать данный пароль с паролем для доступа к услуге Email-to-Fax. Для обновления информации 'Факс-по-Запросу' вам выдается отдельный пароль.
      
      Система автоматически запоминает идентификатор пользователя, так что после однократного ввода в будущем потребуется вводить только пароль.
      Если вы считаете, что в ваше отсутствие никто не сможет воспользоваться вашим компьютером, то вы можете установить флаг "Запомнить пароль" и тогда все данные о пользователе будут подставляться автоматически.
      После нажатия кнопки "Готово" подготовка факса для обновления окончена и он может быть отправлен в службу FaxService для доставки замены существующего документа.
      Кнопка отправки может быть нажата только в случае, если Fax Manager успешно установил соединение с вашей почтовой программой.
Подготовка документов для персонифицированной рассылки

Документы для персонифицированной рассылки могут быть подготовлены различными способами. Главное требование, чтобы информация для каждого получателя располагалась на отдельной странице, одной или нескольких.

Здесь предлагается пример того, как подготовить документ для персонифицированной рассылки, пользуясь инструментом "Письма и рассылки" из программы Microsoft Word 2003.

Для создания персонифицированного письма нужно подготовить шаблон письма, в который включить поля, подставляемые отдельно для каждого получателя. Например, чтобы вставить имя получателя

нужно в соответствующем месте выполнить команду "Поле" и выбрать поле типа "MergeField".

Для выбранного поля нужно указать имя соответствующего поля в данных, на основе которых будет готовиться письмо, и вставить поле в документ.

Готовый шаблон будет выглядеть примерно следующим образом:

После этого необходимо подготовить данные для построения серийного письма. Это может быть, например, файл в Microsoft Excel 2003.

Имена колонок должны точно соответствовать именам, указанным в полях шаблона.

После этого можно автоматически построить серийное письмо. Для этого выполняется команда "Сервис -> Письма и рассылки -> Слияние".

В ней следует указать подготовленный шаблон документа и файл с исходными данными.

Выбираем заранее подготовленный текстовый файл со списком получателей.

Выбираем пункт "Создание письма" и нажимаем далее.

Выбираем пункт "Завершение слияния".

Теперь этот документ следует распечатать на принтере NV FaxService.

И для отправки персонифицированной рассылки останется только создать текстовый файл со списком получателей.

А этот файл сохрарнить, как файл CSV-формата

Именно этот файл нужно будет указать, как файл со списком получателей, которым должны быть отправлены факсы из персонифицированной рассылки.
Отправленные факсы
В секция 'Отправленные факсы' сохраняются все факсы, которые вы отправили.

Возможность сохранения отправленных факсов позволяет легко отслеживать результаты отправки каждого конкретного факса. Это обеспечивается за счет того, что Fax Manager обладает возможностью автоматически читать уведомления о результатах отправки факсов. После прочтения уведомлений, результаты отправки факса отображаются в его статусе.
Так, сразу после сохранения в данном разделе, отправленный факс получает статус 'Неизвестен'. Этот статус сохраняется до тех пор, пока Fax Manager не получит уведомления о результатах отправки данного факса. После того, как уведомление получено и успешно прочитано, статус факса менятеся на 'Отправлен' или 'Не отправлен'.
Цвет иконки у факса соответствует статусу факса: факс с неизвестным статусом имеет белую иконку, успешно отправленный факс имеет зеленую иконку, а неотправленный факс - красную.
1. Фильтрация списка
  При сохранении отправленного факса он добавляется в конец списка. При отправке большого количества факсов список сильно разрастается и становится трудно находить нужные документы. Для того, чтобы уменьшить число документов в списке, не прибегая к удалению, Fax Manager позволяет использовать фильтр.
  Установка фильтра производится из меню командой "Фильтр просмотра"
  
  По этой команде открывается окно установки фильтра, в котором можно задать тип фильтра и установить параметры фильтрации
  
  После того, как фильтр установлен, в списке отправленных факсов показываются только те документы, которые удовлетворяют условию, заданному в фильтре.
2. Синхронизация с почтовой программой
  После того, как почтовая программа пользователя приняла письмо с уведомлениями о результатах отправки, пользователь может выполнить операцию синхронизации, во время которой Fax Manager прочитает содержимое папки с входящими письмами, разберет все пришедшие уведомления, найдет соответствующие факсы и изменит их статус согласно результатам, полученным в уведомлении.
  Синхронизация может выполняться пользователем в любой момент нажатием кнопки на панели инструментов (выделена красным). Во время операции синхронизации возникает окно, указывающее на то, что выполняется данная операция.
3. Информация об результатах отправки
  Секция содержит 2 списка. В верхнем записаны все операции отправки одиночных факсов и факс-рассылок. Нижний список содержит детальную информацию о факсе или факс-рассылке, указанной в верхнем списке.
  Двойной щелчок на элементе верхнего списка открывает для просмотра файл, который был отправлен.
  Двойной щелчок на строчке из нижнего списка открывает окно с детальной информацей обо всех попытках, которые были выполнены при отправке факса на указанный номер.
4. Другие операции, применяемые к отправленным факсам
  Fax Manager позволяет легко отправить сохраненный факс новому адресату. Для этого необходимо скопировать этот факс в секцию 'Новый факс' и оттуда отправить его новому получателю или списку получателей. Операция копирования представлена на панели инструментов.
  Для факс-рассылки Fax Manager позволяет одной простой операцией переотправить факс еще раз только тем получателям, которым он не был доставлен. Для этого необходимо выбрать рассылку, которая должна быть переотправлена и выполнить операцию 'Отправить недоставленные факсы еще раз'. Операция представлена на панели инструментов и в меню операций.
  Fax Manager предоставляет возможность подготовить отчет о результатах отправки. Для этого следует выбрать рассылку и выполнить операцию "Подготовить отчет" (выделена красным).
  
  Fax Manager построит отчет о результатах отправки и отображает его в окне, откуда он может быть скопирован в буфер или сохранен в виде текстового файла.
Принятые факсы
Секция "Принятые факсы" позволяет пользователю услуги "Виртуальный факс" (F2E) сохранять факсы, принятые на его номер. Fax Manager предоставляет несколько удобных функций, которые делают хранение принятых факсов в нем более удобным, нежели просто в почтовой программе.
1. Фильтрация списка
  Факсы, прочитанные из почтовой программы, сохраняются в списке принятых факсов. При приеме большого количества факсов список сильно разрастается и становится трудно находить нужные документы. Для того, чтобы уменьшить число документов в списке, не прибегая к удалению, Fax Manager позволяет использовать фильтр.
  Установка фильтра производится из меню командой "Фильтр просмотра".
  
  По этой команде открывается окно установки фильтра, в котором можно задать тип фильтра и установить параметры фильтрации
  
  После того, как фильтр установлен, в списке принятых факсов показываются только те документы, которые удовлетворяют условию, заданному в фильтре.
2. Просмотр факса
  Двойной щелчок, нажатие клавиши 'Enter' или кнопки 'Открыть факс' на панели инструментов позволяет просмотреть содержимое принятого факса.
3. Переотправка факса
  Хранение принятого факса в Fax Manager позволяет переотправить полученный факс кому-либо в виде отдельного факса или вместе с другими документами в составе нового факса. При этой операции исключается фаза сканирования, которая необходима в случае, если факс был принят на бумагу. Исключение фазы сканирования позволяет избежать ухудшения качества передаваемого факса.
4. Автоматическая синхронизация с почтовой программой
  Fax Manager прочитывает и сохраняет принятые факсы автоматически во время выполнения операции синхронизации с почтовой программой. Операция может быть запущена вручную кнопкой на панели инструментов.
Сохраненные документы
Некоторые документы требуется очень часто включать в различные факсы, например, страницу с логотипом и адресом компании или страницу с реквизитами. Чтобы не выполнять печать такого документа каждый раз, Fax Manager позволяет сохранить его и потом добавлять в любой новый факс одной операцией копирования.
Для этого предназначен раздел "Сохраненные документы". В него можно поместить любой документ из раздела "Новый факс для отправки", используя кнопку панели инструментов "Сохранить документ для будущего использования".
Следующий пример показывает, как сохранить страничку с реквизитами компании, которую потом будет можно легко добавлять в другие факсы.
Для этого следует выбрать документ, который был только что напечатан (реквизиты.doc) и нажать кнопку "Сохранить" (выделена красным)

После этого документ будет сохранен и появится в категории "Сохраненные документы". Отсюда его всегда можно скопировать в новый факс. Для этого служит кнопка "Переместить в новый документ" (выделена красным кружком)
Адресная книга
Fax Manager имеет встроенную адресную книгу, в которой хранятся все получатели факсов.
Адресная книга поддерживает объединение абонентов в группы, что позволяет структурировать работу с получателями факсов и быстрее осуществлять поиск и выбор нужных абонентов. Каждый абонент заносится в адресную книгу один раз. При этом он может быть включен в несколько различных групп. Группа также может включать в себя другие группы, не допускается только взаимное включение, когда группа содержит в себе другую, которая уже содержит данную группу.
При отправлении факса Fax Manager позволяет ввести номер получателя напрямую или выбрать его из адресной книги. При отправке факс-рассылок одной операцией можно выбрать целую группу адресатов, которым будет отправлен один и тот же факс.
1. Добавление элементов в адресную книгу
  1. Добавление нового адресата
    Форма занесения нового адресата требует ввести телефон и одно из двух полей: имя или название организации получателя. При этом форма содержит текст подсказки, в каком формате должен быть введен телефон, чтобы факс данному адресату был отправлен корректно.
  2. Добавление новой группы
    Форма для добавления новой группы требует ввести название группы и указать состав группы. В группу допускается включать контакты и другие группы.
    
    Для добавления элементов в группу можно прямо из данного окна создать запись о новом адресате или выбрать существующих адресатов и существующие группы из списка. Для включения в группу существующих элементов адресной книги следует нажать кнопку 'Добавить в группу', по которой открывается окно добавления элементов в группу.
    
    Окно добавления элементов поддерживает быстрый поиск по имени. Для этого необходимо начать печатать имя в выделенной строке. При этом первый элемент, у которого начало имени совпадает с указанным, подсвечивается в списке.
2. Импорт/экспорт данных
  1. Импорт данных из текстового файла
    Fax Manager позволяет выполнить импорт данных в адресную книгу из любого текстового файла, в котором записи расположены по строчкам и данные в строчках разделены каким-либо разделителем.
    При операции импорта открывается следующее окно:
    
    Импорт выполняется в несколько шагов:
      - Указать файл, в котором расположены данные
      - Указать разделитель полей
      - Указать порядок следования полей в строке
      - Выполнить чтение файла, просмотреть список распознанных записей
      - Выполнить импорт распознанных записей в адресную книгу
    Первые два шага выполняются очевидным образом. Указание порядка следования полей рассмотрим на примере. Допустим, файл с информацией для импорта содержит строки вида:
```
Имя фирмы, телефон, факс, email, контактное лицо
```
    Предположим, что в файле представлены следующие данные
```
фирма 1, 88121111110, 88121111111, contact@firma1.ru, Иванов И.И
фирма 2, 88122222220, 88122222222, contact@firma2.ru, Петров П.П
```
    В адресную книгу Fax Manager требуется занести только номер факса, название фирмы и контактное лицо. То есть в каждой строчке нас интересуют только поля с номерами 1, 3 и 5, а остальные следует пропустить. Для этого следует задать следующее описание структуры файла
```
Компания
< пропустить поле >
Номер факса
< пропустить поле >
Контактное лицо
```
    По данному описанию программа чтения файла поймет, что в начале строки следует искать имя компании до символа-разделителя (в нашем случае это запятая), потом одно поле до следующего разделителя нужно пропустить, потом прочитать номер факса, потом опять пропустить одно поле и прочитать имя контактного лица.
    После того, как порядок следования полей указан, можно выполнять следующий шаг и проводить чтение файла. По нажатию кнопки 'Прочитать файл' программа читает содержимое файла и отображает прочитанные записи в списке. Если какие-то записи были прочитаны неверно или они просто не нужны, то их можно удалить. Для этого их необходимо выбрать в списке и нажать кнопку 'Удалить'.
    
    Если все прочитано правильно и результаты соответствуют ожиданиям, то нажатием кнопки 'Импорт' можно выполнить операцию импорта и перенести прочитанные данные в адресную книгу. При этом все новые записи заносятся в адресную книгу и объединяются в новую группу.
    
    По нажатию кнопки 'OK' в открывшемся окне создания группы все данные заносятся в адресную книгу.
  2. Импорт данных из другой адресной книги
    Для того, чтобы при переносе адресных данных, была возможность сохранить не только данные о получателях, но и всю структуру групп, Fax Manager позволяет осуществлять импорт данных не только из текстового файла, но и из адресной книги своего формата.
    При этой операции требуется указать имя файла с адресной книгой.
    
    После выполнения операции импорта новая адресная книга отображается в виде отдельного узла в списке адресных книг.
  3. Экспорт данных
    Данные из адресной книги Fax Manager могут быть сохранены в виде текстового файла. Для этого требуется указать имя файла, в который будут сохранены данные.
    
    Данные сохраняются в следующем виде
```
 <номер факса> ; <имя компании> ; <имя контактного лица>
```
    В качестве разделителя используется точка с запятой.